Vom Regeltext zur Anforderung: Wie aus Annex 11 prüfbare Audit-Trail-Vorgaben werden

Der Audit Trail ist in den regulatorischen Vorgaben fest verankert: Annex 11 des EU-GMP-Leitfadens, 21 CFR Part 11 der FDA, die Data-Integrity-Leitlinien von MHRA und PIC/S sowie die GAMP-Werke der ISPE beschreiben, was er leisten muss. Was diese Vorgaben nicht liefern, ist die Übersetzung in konkrete, prüfbare Anforderungen an ein bestimmtes System. Genau dieser Sprung vom Regeltext zur Benutzeranforderung ist die eigentliche Arbeit, und er wird in der Praxis oft übersprungen.

Das Problem: der Regeltext ist bewusst offen

Regulatorische Texte formulieren einen Sollzustand, keine Spezifikation. Sie müssen für unterschiedlichste Systeme gelten und bleiben deshalb allgemein. Wer sie ungefiltert in ein Lastenheft kopiert, erhält Anforderungen, die niemand testen kann, weil unklar bleibt, was im konkreten System als erfüllt gilt. Es braucht ein Verfahren, das die relevante Passage systematisch bis zur testbaren Anforderung verdichtet und dabei nachweisbar am Ausgangstext bleibt.

Die Methode: qualitative Inhaltsanalyse nach Mayring

Ein bewährtes Verfahren dafür ist die qualitative Inhaltsanalyse nach Mayring. Sie unterscheidet drei Grundformen, die sich für diese Aufgabe kombinieren lassen: die Zusammenfassung reduziert das Material auf die Kernaussage, ohne sie zu verändern; die Explikation ergänzt unklare Stellen um erläuternde Beispiele; die Strukturierung filtert das Wesentliche heraus und ordnet es neu. Für die Ableitung von Audit-Trail-Anforderungen lässt sich der Ablauf auf vier Schritte verdichten: Material festlegen, Material analysieren, Material reduzieren und das reduzierte Material gegen die Ausgangsaussage prüfen.

Angewandt auf den Audit-Trail-Absatz aus Annex 11

Material festlegen und analysieren. Betrachtet wird zunächst nur der Audit-Trail-Absatz aus Anhang 11. Er verlangt, risikobasiert die systemgenerierte Aufzeichnung aller GMP-relevanten Änderungen und Löschungen vorzusehen, den Grund für Änderung oder Löschung zu dokumentieren und sicherzustellen, dass Audit Trails verfügbar, in eine allgemein lesbare Form überführbar und regelmäßig zu überprüfen sind.

Reduzieren. Aus diesem einen Absatz lassen sich sieben Kernanforderungen destillieren: Aufzeichnung aller GMP-relevanten Änderungen, Aufzeichnung aller GMP-relevanten Löschungen, Aufzeichnung der Gründe für Änderungen, Aufzeichnung der Gründe für Löschungen, Verfügbarkeit des Audit Trails, Überführbarkeit in eine allgemein lesbare Form und regelmäßige Überprüfung.

Prüfen und explizieren. Der entscheidende Schritt ist die Rückprüfung gegen den Ausgangstext, verbunden mit der Frage, wo eine Erläuterung nötig ist:

• Die Aufzeichnung von Änderungen und Löschungen braucht eine Definition, was im System als GMP-relevant gilt; die Abgrenzung gehört in eine SOP zum Audit Trail Review.
• Für die Gründe ist festzulegen, wie sie erfasst werden, etwa über eine vordefinierte Auswahlliste oder ein Freitextfeld, und ob die Eingabe optional oder obligatorisch ist.
• Der Begriff Verfügbarkeit ist zu präzisieren, etwa als jederzeit auf Verlangen anzeigbar, woraus sich Folgeanforderungen wie der Ausdruck eines aktuellen Audit Trails ergeben.
• Für die lesbare Form sind die Exportformate zu benennen, etwa PDF, mit der Vorgabe, dass der Export keine nachträglichen inhaltlichen Änderungen zulässt und keine proprietäre Software zum Auslesen verlangt.
• Für die regelmäßige Überprüfung sind Intervall und Umfang in einer SOP zu verankern und im Rahmen von OQ oder PQ prüfbar zu machen.

Aus einem Absatz werden schnell 20 Anforderungen

Damit zeigt sich der eigentliche Befund: Ein einziger Regelabsatz erzeugt bei sauberer Explikation nicht sieben, sondern bei intensiver Betrachtung und je nach System schnell bis zu 20 konkrete Anforderungen. Der Aufwand steckt nicht im Lesen der Vorgabe, sondern im Rückbezug jeder reduzierten Aussage auf den Ausgangstext, damit die eigene Formulierung die regulatorische Aussage nicht verfälscht.

Wie Entourage unterstützt

Wir wenden dieses Verfahren strukturiert auf alle als relevant eingestuften Vorgaben und Richtlinien an, von Annex 11 über 21 CFR Part 11 bis zu den Data-Integrity-Leitlinien, und überführen den entstehenden Detailgrad unmittelbar in den Entwurf der Benutzeranforderungen. So entstehen Anforderungen, die im Audit belastbar sind, weil sie nachvollziehbar aus dem Regeltext abgeleitet und nicht nachträglich rekonstruiert wurden.